Unycop: vales de estupefacientes y libro

Con los vales electrónicos, pedir y recibir estupefacientes deja de ser papel: el programa solicita el número de vale, lo envía con el pedido y confirma la recepción. El Colegio de Farmacéuticos de la Región de Murcia publicó cómo lo hace Unycop Win. Esta guía lo resume. Para la normativa, mira la guía de estupefacientes en la farmacia.

Ojo con el alcance: el manual (septiembre de 2020) describe el sistema de Murcia, que se comunica con la AEMPS. En Andalucía los vales electrónicos los gestiona la plataforma del CACOF, con otra conexión. El ciclo es parecido, pero los pasos y las pantallas pueden ser distintos. Confirma con tu colegio y tu proveedor. Esta web no está vinculada a Unycop.

Configuración inicial

1. Servicios web. En Mantenimiento > Operaciones > Libros oficiales > Libro de Estupefacientes hay un botón «Configurar» (también Ctrl+5 desde el libro) para indicar la farmacia y la URL del servicio web.
2. Ficha del proveedor. En «Configuración Proveedor Vales Electrónicos» hay dos apartados: «Petición de Vales» y «Devolución de Vales». La opción «Envío Vales Electrónicos» viene desmarcada; al marcarla, el proveedor transmite los estupefacientes por Fedicom II.
3. Siglas del proveedor. Es imprescindible rellenarlas: son las que identifican al almacén en los mensajes con la AEMPS. Con F3 se abre la tabla de almacenes dados de alta.
4. Devolución de vales. Se elige entre Electrónico, Papel (circuito normal, es el valor por defecto) o Preguntar cada vez. Por defecto es obligatorio informar el número del albarán original.

Pedir

Al transmitir el pedido se elige el protocolo de transmisión. Si la ficha del proveedor tiene activo el envío de vales electrónicos, el programa: transmite por Fedicom II, comprueba si hay estupefacientes en el pedido y, si los hay, solicita al servicio web un número de vale por cada artículo.

Recibir

• El pedido con vales se recibe por «Recepción Modificación», «Recepción por Escáner» o «Recepción completa».
• Al aceptar el resumen del albarán aparece una pantalla con cada estupefaciente: código, nombre, número de vale (lo devolvió la AEMPS), unidades pedidas y recibidas, incidencia (con F3 se ven los motivos) y observaciones.
• Al aceptarla se comunica la recepción (número de envases) a la AEMPS. Si falla, el programa pregunta si reintentar.
• Si no se pudo confirmar en ese momento, se puede hacer después desde Gestión de Albaranes: al entrar, aparece un aviso de vales pendientes y una pantalla de «Mantenimiento de entradas en el Libro de Estupefacientes y confirmación recepción de vales».
• En las líneas del albarán se ven las columnas «Nº de Vale» y «Enviado» (fecha y hora del envío).

Entrada directa. Con vales electrónicos, los estupefacientes se deben recibir desde «Pedidos Pendientes de Recibir», porque el número de vale se asocia al pedido al transmitirlo. Si intentas hacerlo por «Entrada Directa» con un estupefaciente que ya tiene vale, el programa te avisa; si sigues por entrada directa, te pedirá un número de vale de papel.

Devolver

• Se hace en Pedidos > Devolución de Artículos.
• Para devolver con vale electrónico, la devolución debe ser solo de estupefacientes, con un único proveedor para todas las líneas y con el envío de vales electrónicos marcado en su ficha. Si no, el programa avisa.
• Si eliges «Papel», introduces a mano el número de vale. Si eliges «Electrónico», completas el número de albarán (con F3 se abre el mantenimiento de albaranes), el motivo (predeterminado, con F3) y las observaciones (obligatorias).
• Al aceptar, se solicita el número de vale de devolución de cada línea; si no hay conexión, el programa avisa de los errores. Si va bien, se genera el albarán de devolución con el vale grabado y se puede imprimir el documento.

Libro de Estupefacientes y consultas

• El número de vale queda registrado durante todo el ciclo: transmisión, recepción, gestión de albaranes y Libro de Estupefacientes.
• El icono «Histórico de Vales» (o Ctrl+Y) muestra todos los vales solicitados y su estado, con filtros por fecha, artículo, número de vale, estado, referencia de albarán o proveedor.
• Hay una opción para borrar un pedido pendiente de recibir que contenga estupefacientes con vales (caso excepcional, en el capítulo 12 del manual).

Fuentes

• Colegio de Farmacéuticos de Murcia: gestión de vales electrónicos de estupefacientes en Unycop (2020)
• Real Decreto 1675/2012

Información orientativa a partir de la documentación citada. Sigue las instrucciones de tu colegio.