Farmatic: vales de estupefacientes electrónicos

Comprar estupefacientes exige un vale por cada producto pedido. Cada vez más comunidades lo gestionan de forma electrónica, y el programa de la farmacia tiene que hablar con el sistema de esa comunidad. Consoft y el Colegio de Murcia han publicado cómo lo hace Farmatic. Esta guía resume el ciclo. Para la normativa y lo que exige la ley, mira la guía de estupefacientes en la farmacia.

Ojo con el alcance: el manual publicado describe el sistema de Murcia (Farmatic, receta electrónica v6.1.x). Cada comunidad tiene su sistema: en Andalucía, por ejemplo, la gestiona la plataforma de vales electrónicos del Consejo Andaluz de Colegios (CACOF). El ciclo es parecido, pero los pasos, los nombres y las conexiones no son los mismos. Confirma con tu colegio y tu proveedor. Esta web no está vinculada a Consoft.

Qué es un vale

Según el Real Decreto 1675/2012, el vale de estupefacientes es el documento sanitario, normalizado y obligatorio mediante el cual las oficinas y servicios de farmacia, los almacenes de distribución y los laboratorios adquieren los estupefacientes que necesitan para su actividad. Los entrega gratuitamente el órgano competente de la comunidad autónoma, con un sistema de numeración que permite identificar cada vale de forma única.

El ciclo del vale electrónico en Farmatic

1. Solicitud. Al hacer el pedido de un estupefaciente se solicita el vale (uno por cada estupefaciente pedido). Lo normal es que se pida automáticamente al enviar el pedido, pero en Compras / Pedidos hay un botón para solicitarlo a mano. Las líneas con vale obtenido salen con el código de artículo en verde; las que han fallado, en rojo, con el motivo.
2. Envío. El vale viaja al proveedor junto con el pedido. Para eso el protocolo de envío del proveedor tiene que ser Fedicom V2 (Farmatic lo convierte si el proveedor tenía otro, avisando), y el proveedor debe tener rellenos el tipo (almacén o laboratorio) y su identificador.
3. Confirmación del proveedor. El proveedor confirma que va a servir esos estupefacientes.
4. Confirmación en recepción. Al recibir la mercancía, se confirma el vale con las unidades recibidas. Se confirma incluso si llegan 0 unidades. Farmatic lanza la confirmación automáticamente al cerrar la recepción y, si algo falla, abre una ventana para hacerlo a mano.
5. Devolución. Si hay que devolver algo, se registra el motivo y se notifica. Si en una misma recepción hay unidades recibidas y a devolver, primero se confirma todo lo recibido (por ejemplo, 6) y luego la devolución (por ejemplo, 2): no se confirma la resta.

Estados de un vale

Rectificar: volver un paso atrás

Rectificar un vale es devolverlo al estado inmediatamente anterior:

• Si el proveedor aún no lo ha confirmado, la rectificación lo anula (útil, por ejemplo, para corregir un pedido).
• Si el proveedor ya lo confirmó y solo falta la farmacia, no se puede rectificar.
• Si la farmacia ya lo confirmó, la rectificación lo deja otra vez pendiente de confirmar por la farmacia (por ejemplo, por un error en la recepción), y se puede volver a confirmar.
• Si un vale está anulado, no hay nada que rectificar.

Reglas prácticas que recoge el manual:

• No se puede borrar un pedido que tenga vales solicitados sin antes rectificar (anular) esos vales.
• Si reenvías un pedido a otro proveedor, hay que eliminar o rectificar antes los vales del primero; Farmatic no lo hace automáticamente.
• Si el proveedor indica que servirá 0 unidades, el vale se anula automáticamente.
• Existe una consulta online de vales para ver su estado, confirmarlos o corregirlos, y para recuperar un vale que consta en el sistema pero no aparece en Farmatic.

Requisitos para activar la gestión

• Indicar la comunidad correcta en el parámetro «Servidor de Receta Electrónica».
• Activar el parámetro «Activar gestión vales estupefacientes» del módulo de Receta Electrónica (viene inactivo por defecto).
• Tener un usuario por omisión para la gestión de vales y el certificado de Receta Electrónica asociado al vendedor que actúa.

Y en Andalucía

Según el Colegio de Huelva, en Andalucía todas las farmacias usan vales electrónicos, a través del sistema de gestión y verificación de vales de estupefacientes diseñado por el CACOF y aprobado por la Junta, acoplado al programa informático de la farmacia; se sigue el flujo pedido, vale activo, confirmación del almacén y, al recepcionar, paso a vale pasivo. Tienes el detalle en la guía de estupefacientes.

Fuentes

• Colegio de Farmacéuticos de Murcia: receta electrónica Murcia en Farmatic (v6.1.x), anexo «Gestión de estupefacientes»
• ATC Informática: «Gestión de vales estupefacientes» (tutorial de un distribuidor de Farmatic)
• Consoft: «Vales electrónicos de estupefacientes en Murcia» (marzo de 2020)
• Real Decreto 1675/2012 (arts. 2 y 7)

Información orientativa a partir de la documentación citada. Sigue las instrucciones de tu colegio.