Nixfarma: control de caducidades con datamatrix paso a paso

Desde 2019, con el sistema SEVeM y el código datamatrix de los envases, la fecha de caducidad de las especialidades se captura al escanear el pedido. Aun así, en las fichas suelen quedar caducidades erróneas o ausentes. Un boletín técnico de Nixfarma (febrero de 2021) explica cómo limpiarlas y cómo vigilar lo que caduca este año. Este es el proceso, resumido.

Antes de empezar: los menús y campos son los de ese boletín (2021). Comprueba que coinciden con tu versión y, si vas a hacer cambios masivos, hazlo con calma y con una copia de seguridad a mano. Esta web no está vinculada a Pulso Informática.

1. Localizar y corregir fichas con problemas

A. Especialidades con stock y sin fecha de caducidad

1. Entra en Almacén > Ficha.
2. Pulsa F7 para iniciar la búsqueda.
3. En «Artículo» pon >600000 (así se acotan las especialidades), en «Stock actual» >0 y en «F. caducidad» NULO.
4. Pulsa F8 para ejecutar.

B. Productos con fecha ya caducada

1. Entra en el selector Artículos > Cambios masivos.
2. Sin stock: pulsa «Selección» y pon «Stock actual» <1 y «Caducidad» anterior al mes actual (el formato del ejemplo es mes y año seguidos, como <022021). Marca Anular fecha de caducidad, pulsa Aceptar, y en la pestaña «Cambio detalles» pulsa Actualizar y confirma con «Sí». En el ejemplo del boletín se limpiaron más de 12.000 productos de una vez.
3. Con stock: repite la selección con «Stock actual» >0 y caducidad anterior a este mes. Si aparece alguno, corrígelo en «Cambio detalles» con la fecha real y pulsa Actualizar. Ahí están los envases que hay que revisar físicamente.

2. Crear una colección con lo que caduca este año

1. Entra en Colecciones de artículos y pulsa el icono de insertar o F6.
2. Elige «Sustituir o crear una colección con nuevos criterios» y pulsa Aceptar.
3. En «Selección» pon «Stock actual» >0 y «F. caducidad» entre el primer y el último mes del año (por ejemplo, entre 022021 y 122021). Ponle un título a la consulta.
4. Si creas la colección desde el Maestro de colecciones, se actualiza sola: asegúrate de que la programación esté activada y marca Auto (en el ejemplo, se refrescaba cada día de 10:00 a 11:00).

Marcarla con un color

En el Maestro de colecciones (menú Artículos), sitúate sobre la colección, pulsa F3 para modificar, elige «Modificar o crear manualmente una colección», y con la lupa entre «Colección» y «Módulo» escoge el color de etiqueta. Así los artículos de la colección salen marcados en informes y estadísticas.

3. Informes para actuar antes de que caduque

• Por familia de producto: Almacén > Inventario > «Selección» > elige la colección > Aceptar. Verás familias y subfamilias, y con «Detalle», los productos concretos con su importe a PVP.
• Por proveedor: Compras > Estadísticas > «Selección» > elige la colección; agrupa por proveedor y selecciona las compras del año anterior. Te dice a quién se lo has comprado para saber con quién negociar devoluciones.

Por qué importa

El propio boletín recuerda que el control de la caducidad es una de las funciones más importantes de la oficina de farmacia: la adquisición, custodia, conservación y dispensación de medicamentos y productos sanitarios. El programa ayuda, pero la responsabilidad de comprobar físicamente los envases sigue siendo del equipo.

Fuentes

• Boletín INFO-134, «Control de caducidades» (febrero de 2021)
• Academia Nixfarma: resumen de control de caducidades con datamatrix

Información orientativa a partir de la documentación citada. Consulta con tu proveedor de Nixfarma antes de hacer cambios masivos.