Recepción de pedidos: qué comprobar y en qué orden

Cuando llega el pedido, no todo tiene la misma prisa. ¿Qué se abre primero? ¿Qué puede esperar? Ninguna norma fija un orden cerrado, pero las exigencias que sí existen (cadena de frío, estupefacientes, caducidades, albarán) sugieren cómo trabajar. Esta guía separa lo que exigen las fuentes de lo que es orden de trabajo sugerido, para que sepas qué es obligatorio y qué es práctica razonable.

Base de esta guía: las Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria del Consejo General (documento 07, 2016), el protocolo de la Junta de Andalucía (2022) y el Real Decreto 1675/2012. El orden de prioridades es una propuesta nuestra derivada de esas exigencias, no una norma.

Orden de trabajo sugerido

1. Termolábiles, primero. Es lo único donde el tiempo cuenta. Comprueba que se ha mantenido la cadena de frío (si no, se rechazan) y llévalos ya a la nevera, sin dejarlos en el mostrador.
2. Estupefacientes, después. Con su vale: se comprueba, se confirma la recepción, se guardan bajo llave o en caja fuerte y se anota la entrada en el libro de contabilidad. No conviene dejarlos en la mesa de recepción.
3. Lo que tiene un paciente esperando: encargos, faltas que estaban pendientes y pedidos urgentes. Esto no lo exige ninguna norma; es una prioridad de servicio.
4. El resto del pedido, comprobado con calma.

Qué comprobar en cada producto

Según las Buenas Prácticas del Consejo General, se establece la aceptación o no de lo recibido revisando que:

• Los productos coinciden con el albarán del proveedor.
• El estado físico de los envases es bueno: se rechazan los dañados o rotos, tanto en el acondicionamiento primario como en el secundario.
• El precinto de seguridad, si existe, está intacto.
• La caducidad es suficiente: se recomienda un mínimo de seis meses, salvo medicamentos de baja caducidad y vacunas, y en cualquier caso que cubra la duración del tratamiento prescrito. La farmacia debe definir su propio criterio de aceptación.
• Se han seguido las indicaciones de conservación del cartonaje (frigorífico, fotosensibilidad, posición…).
• Si hay estupefacientes, se entregan los vales y se conserva la matriz justificante o el procedimiento equivalente.
• Las materias primas de formulación magistral: se registran y se ponen en cuarentena hasta la conformidad definitiva o el rechazo.

Zonas diferenciadas

Debe haber una zona de recepción y otra de productos no conformes (los que no coinciden con el albarán o están dañados), para que no puedan confundirse los conformes con los no conformes. Así lo indican las Buenas Prácticas del Consejo General, y la inspección andaluza comprueba que existe físicamente una zona diferenciada donde se ven las anotaciones de lote, caducidad y procedencia de los albaranes.

Lote y caducidad

El protocolo andaluz pide un sistema en el que se compruebe el albarán de llegada con número de unidades, lote y/o caducidad. En la práctica lo hace el programa al leer el datamatrix; mira cómo en las guías de Farmatic y Nixfarma.

Al colocar

• Sistema FIFO o FEFO: el primero que entra o el primero que caduca es el primero que sale. La inspección andaluza pide un protocolo de almacenamiento que respete criterios de termolabilidad y contemple un sistema de tipo FIFO o similar.
• Termolábiles en el frigorífico y estupefacientes bajo llave (siempre).
• Los caducados o no conformes, en un área delimitada y señalizada, nunca junto a lo vendible.

Reclamaciones y devoluciones

Si algo no se corresponde con el pedido, está en mal estado o tiene una caducidad próxima, se hace una reclamación al proveedor por el procedimiento que haya establecido. Los almacenes de distribución aceptan devoluciones si se hacen en un plazo aceptable, que las Buenas Prácticas sitúan, según las directrices europeas de distribución de 2013, en diez días. Conviene conservar un justificante de la reclamación.

Si un proveedor no puede suministrar un producto, se busca otro; y la farmacia puede participar en CISMED, la herramienta del Consejo General que detecta en tiempo real situaciones de suministro irregular a partir de lo que los proveedores no pueden servir.

Registro de entrada

Una vez aceptado, se registra la entrada de los medicamentos y productos sanitarios y se pasa al almacenamiento.

Fuentes

• Consejo General: Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria 07 (2016)
• Junta de Andalucía: protocolo de evaluación de oficinas de farmacia (2022)
• Real Decreto 1675/2012 (estupefacientes)

Información orientativa. El orden de prioridades es una propuesta de esta web; las obligaciones son las que citan las fuentes.