Caducidades y medicamentos retirados: cómo organizarlo

Ningún medicamento caducado, inmovilizado o retirado puede estar disponible para dispensar en la farmacia. Esto es una obligación legal y es lo primero que mira una inspección. Aquí tienes qué exigen las fuentes y cómo montar una rutina que funcione sin depender de la memoria de nadie.

Base de esta guía: la Ley 22/2007 de Farmacia de Andalucía (art. 12), el protocolo de evaluación de oficinas de farmacia de la Junta de Andalucía (2022) y las Buenas Prácticas del Consejo General de Colegios (2016). Las rutinas que proponemos son sugerencias nuestras derivadas de esas exigencias.

Qué dice la ley

La Ley 22/2007 (art. 12.3) establece que no debe hallarse disponible para la dispensación ningún medicamento o producto sanitario caducado, inmovilizado o retirado por la Autoridad Sanitaria. Para evitar confusiones, los que estén en esa situación se separan claramente del resto de existencias y se señalizan hasta su devolución al laboratorio o su destrucción. Los deteriorados, o los que ofrezcan dudas sobre su calidad o su estado de conservación, se rechazan para la dispensación y se devuelven al proveedor, o se destruyen si no es posible, conforme a la legislación de residuos.

Qué comprueba la inspección andaluza

Según el protocolo de la Junta de Andalucía (2022), en la visita se mira, entre otras cosas:

• Si, al hacer un muestreo del almacén, hay medicamentos caducados junto a existencias vendibles.
• Si hay medicamentos afectados por alertas emitidas por la AEMPS.
• Si existen procedimientos de revisión continua de las existencias, para detectar caducados, próximos a caducar, inmovilizados o retirados.
• Si hay medicamentos sin cupón precinto o con el cupón desprendido del envase original.
• Si los caducados o retirados están en una zona claramente señalizada e identificada con un rótulo bien visible, separada de lo vendible.

Y en el apartado de calidad valora que existan por escrito:

• Un protocolo de detección de medicamentos caducados o susceptibles de caducar.
• Un documento que defina qué hacer, a quién comunicar y dónde se almacenan hasta su devolución.
• Un sistema que sistematice la recogida del lote y señalice la existencia de alertas.

Las alertas sanitarias

La inspección espera que la farmacia se integre en los circuitos de comunicación de alertas sanitarias y vele por su cumplimiento. Concretamente comprueba que:

1. Hay un procedimiento establecido para detectar las alertas de retirada, inmovilización o suspensión de la comercialización que pueden afectarte.
2. Ese procedimiento es conocido por todos los empleados.
3. Existe un registro de las alertas recibidas y de las actuaciones hechas para cada una, firmado por un responsable.

Los colegios reenvían las alertas a las farmacias; lo importante es que alguien las lea, las compare con el almacén (por lote) y lo deje anotado.

Una rutina sugerida

Esto es propuesta nuestra, no norma. La idea es que nadie tenga que acordarse de nada:

1. Al recibir: comprobar la caducidad (el Consejo General recomienda mínimo seis meses salvo excepciones) y registrar lote y caducidad. Mira la guía de recepción de pedidos.
2. Al colocar: FIFO o FEFO (lo que caduca antes, delante).
3. Cada mes: un repaso de lo que caduca en los próximos meses. Tu programa lo hace por ti: en Farmatic con colores en la búsqueda, y en Nixfarma con una colección automática.
4. Cuando llega una alerta: buscar el lote, retirar, señalizar, anotar quién y cuándo, y devolver o destruir.
5. Una persona responsable designada por escrito, con un suplente.

Para dejarlo por escrito

Un solo folio con estos cuatro apartados suele bastar para cubrir lo que espera la inspección: 1) quién revisa las caducidades y cada cuánto; 2) dónde se guardan los retirados y cómo se señalizan; 3) cómo se registran las alertas y quién las firma; 4) a quién se devuelve o cómo se destruye.

Fuentes

• Ley 22/2007, de Farmacia de Andalucía (art. 12)
• Junta de Andalucía: protocolo de evaluación de oficinas de farmacia (2022)
• Consejo General: Buenas Prácticas 07 (2016)

Información orientativa a partir de las fuentes citadas; la rutina propuesta es una sugerencia de esta web.